Zeit sparen - So sparen Freiberufler täglich mehrere Stunden Arbeitszeit!

Einleitung

Der Tag ist häufig schneller vorbei als man denkt. Kaum schaut man auf die Uhr sind schon wieder 2 Stunden vergangen ohne das wirklich etwas passiert ist. Daher ist es wichtig sich den Tag gut einzuteilen und sich von seinen wichtigen Aufgaben nicht ablenken zu lassen. Um dir das Zeit sparen so einfach wie möglich zu machen, habe ich dir alle Möglichkeiten aufgelistet die Du nutzen kannst um täglich mehrere Stunden an Zeit zu sparen. Zu diesen gehören eine gute Vorbereitung um die Konzentration hoch zu halten, sowie die Eliminierung, Optimierung, Delegierung und Automatisierung von Tätigkeiten und deren Prozesse.

Was ist Zeit?

Bevor wir uns anschauen, wie Zeit eingespart werden kann, ist es zunächst einmal wichtig zu verstehen, was Zeit überhaupt ist. Dazu brauchen wir kein schlaues Handbuch oder physische Gesetze sondern nur unseren logischen Menschenverstand.

Fakten zur Zeit:

  • Sie ist nicht sichtbar
  • Sie ist nicht fassbar
  • Sie kann nicht wahrgenommen und gefühlt werden

Damit ist Zeit für uns Menschen nicht existent. Wir können Sie nur als Variable verwenden um zwischen zwei oder mehreren Zuständen (z.B. Hell/Dunkel, Grün/Gelb/Blau) zu unterscheiden. In Wirklichkeit ist Zeit unendlich und schreitet unentwegt voran. Sie ist, ebenso wie der Raum nur im Universum vorhanden und nicht irdisch. Und damit kann Zeit eigentlich auch nicht eingespart werden, da Sie auf der Erde nicht existiert. Doch was wir machen können, ist im Moment zu leben und den Moment für uns fokussiert, effektiv und effizient zu nutzen um möglichst viel persönlichen Nutzen daraus zu ziehen.

Zeit sparen durch Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Viel zu schnell passiert es, dass bestimmte Dinge nicht eingeplant wurden und unwichtigere Aufgaben den Vortritt erhalten. Damit Dir, das nicht passiert, macht es Sinn die folgenden Dinge zu berücksichtigen:

  1. Mache Dir zur Gewohnheit, erst Schlafen gehen zu dürfen, wenn alle Aufgaben erledigt sind.
  2. Etabliere einfache Routinen, mit klaren Prozessschritten, zunächst schriftlich als Aufgabe, bis Sie zur Gewohnheit werden.
  3. Mache dir bewusst, dass Rückschläge dazu gehören und du nicht immer alles sofort perfekt erreichen kannst. Aber gebe nicht auf und bleibe da dran.
  4. Breche komplexe Aufgaben in kleinere Aufgaben herunter und kategorisiere Sie in Projekte und Meilensteine.
  5. Mache einen Schritt nach dem Anderen. Auch wenn Du in Gedanken schon bei Schritt 10 bist, macht es Sinn mit dem ersten Schritt anzufangen. Manche Aufgaben sind erst dann Relevant wenn Andere erledigt sind oder bestimmte Ergebnisse erreicht wurden. Ansonsten kosten Sie nur unnötige Zeit.
  6. Bereite deine Aufgaben für den nächsten Tag vor und versehe Sie mit einem Start und Endzeitpunkt.
  7. Setzte Prioritäten um zu entscheiden, welche Aufgaben Vorrang haben und wer Sie erledigen sollte. Hierfür kannst Du das Eisenhower Prinzip anwenden: https://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip
  8. Erstelle Erinnerungen mit Hinweistönen, um Dich an wichtige Aufgaben zu erinnern.
  9. Plane deinen Tag nur zu 60% und lasse die restliche Zeit frei um durch zu schnaufen und unerwartete Ereignisse (z.B. ein Kunden Anruf, vergessene Rechnungen, etc.) zu empfangen.
  10. Erledige die Dinge rechtzeitig und warte nicht bis zum letzten Drücker um mehr Freiraum für Neues zu haben.

Zeit sparen durch Vermeidung

Es gibt Dinge die einfach nur unnötige Zeit kosten, ohne wirklich nützlich zu sein. Es macht Sinn, die folgenden Dinge zu vermeiden um regelmäßig Zeit zu sparen.

  1. Vermeide ungeplante Meetings, in dem Du deinen Partnern, Kunden und deiner Familie deine verfügbare Zeit mitteilst. Zum Beispiel über einen öffentlichen Terminkalender: https://www.calendly.com
  2. Isoliere deinen Arbeitsplatz vor Ablenkungen. Sorge dafür, dass Du ruhig und ohne Stress von Außen arbeiten kannst, in dem Du deinen Arbeitsplatz mit Bedacht wählst.
  3. Vermeide Ablenkungen durch Push Benachrichtigungen auf deinem Handy, Facebook, Instagram, WhatsApp oder Youtube Videos in dem Du Dir Erweiterungen herunter ladest, welche diese blockieren. Zum Beispiel die Chrome Extension: Hide Recommendations
  4. Höre Dir keine Sprachnachrichten an.
  5. Schaue kein Fernsehen.
  6. Vermeide Kunden und Mitarbeiter, die nur viel reden aber keinen Umsatz bringen.
  7. Trinke keinen Alkohol.
  8. Rauche keine Zigaretten.
  9. Häufe nicht zu viel Wissen an und mache mehr praktische eigene Erfahrungen.
  10. Vermeide Menschen die deine Energie rauben.
  11. Stille deine Neugierde durch eigene Erfahrungen und dann akzeptiere, dass Du bereits Alles hast was Du für dein Leben brauchst. Erstelle dir dazu eine Löffelliste an Dingen die Du unbedingt einmal getan haben musst und datiere dir Eines als nächstes Ziel.
  12. Vermeide es die Meinung Anderer anzunehmen, ohne selbst die Erfahrung gemacht zu haben.
  13. Vermeide SPAM Mails oder unwichtige Mails in dem Du Filter in dein Mail Programm anwendest.

Zeit sparen durch Apps zur Automatisierung

Viele Prozesse und Tätigkeiten eines Freelancers, lassen sich heute ohne Weiteres automatisieren. Mit den nachfolgenden Apps, kannst Du bestimmte Prozesse automatisieren und deinen Fokus auf Wichtigere Dinge legen:

  1. Textexpander zur Erstellung von Textbausteinen für wiederkehrende Texte. Sehr hilfreich, wenn man beispielsweise zu verschiedenen Zeiten, immer wieder die Gleichen oder ähnliche Mails an seine Kunden verschickt.
  2. Lastpass zur Sicherung und Automatisierten Eingabe von sicheren Passwörtern. Funktioniert auf jedem Endgerät.
  3. Todoist zur Aufgaben- und Zeitplanung.
  4. GSuite zur Organisation und Erstellung von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und vielem mehr. Auch wenn damit nicht alle Prozesse abgedeckt werden können, sind sie meist sehr verständlich und mit eigener Logik auch sehr hilfreich um einen guten Überblick zu behalten.
  5. Strict Workflow um fokussiert zu bleiben und seine Aufgaben häppchenweise anzugehen.
  6. Sortd um E-Mail Eingänge in Todos, Reminder oder Gruppen zu kategorisieren.
  7. Mindmeister um seine Ideen und Recherche Erkenntnisse in ein überschaubares Mindmap zu überführen.
  8. Meistertask für ein effektives Projektmanagement im Team
  9. GetMyInvoices und SevDesk um deine Buchhaltung und Rechnungseingänge zu automatisieren, ohne Sie selbst zusammen zu suchen, hochzuladen und buchen zu müssen.
  10. Zapier & IFTTT um Workflows zwischen einzelnen Apps zu automatisieren.

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Zeit sparen durch Delegation von Aufgaben

Auch mit dem Delegieren von unwichtigen Aufgaben, kannst Du eine Menge Zeit sparen und gewinnbringend einsetzen. Das sind die Effektivsten:

  1. Eine eigene Putzfrau für den eigenen Haushalt und das Büro.
  2. Lieferservice für Lebensmittel.
  3. Assistenz für E-Mails, Telefonanrufe und Social Media Netzwerk.
  4. Unterstützung bei dem Postversand.
  5. Partner Netzwerk für den Verkauf und die Abwicklung einbeziehen: Concept IO.
  6. Steuererklärungen an einen Steuerberater übergeben.
  7. Rechtliche Belange an einen kompetenten Anwalt übergeben.

Zeit Sparen durch Prozess Optimierung

Durch kürzere Wege und schnellere Prozesse kann ebenso Zeit eingespart werden und die eigene Produktivität erhöht werden. Dabei hast du die folgenden Möglichkeiten:

  1. Verknüpfungen, Shortcuts und Kurzbefehle auf dem Rechner oder per Alexa Skill. Zum Beispiel als Browser Favorit oder als Startanwendung im Betriebssystem integrieren.
  2. Übersichtliche Ordnerstruktur auf dem Rechner schaffen
  3. Schnellere Hardware mit mehr Arbeitsspeicher, Prozessoren und SSD Festplatte
  4. Vorlagen und Templates erstellen die nur noch ausgefüllt werden müssen

Schlusswort

Auch wenn es für den Erfolg wichtig ist, fokussiert zu sein, sollten soziale Aspekte wie Familie, Freunde und das nähere Umfeld nicht vernachlässigt werden. Denn was bringt der ganze Erfolg wenn man Ihn mit niemanden teilen kann?

Erfahrungsgemäß ist es wichtiger die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu machen, als die falschen Dinge richtig oder die richtigen Dinge zur falschen Zeit.

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